Odpowiednio prowadzona ewidencja środków trwałych pozwala zachować porządek w dokumentach związany z majątkiem firmowym. Warunkiem utrzymania zgodnego z rzeczywistością zestawienia, np. sprzętu IT, jest z pewnością zaopatrzenie pracowników działu księgowości i administracji w dedykowane rozwiązanie informatyczne, a mianowicie w program do ewidencji środków trwałych i wyposażenia.

 

Co to jest ewidencja środków trwałych program?

Ewidencja środków trwałych to rzetelne i dokładne, a przede wszystkim całościowe zestawienie składników majątku firmy. Tego typu rejestr jest prowadzony po to, aby amortyzacja środków mogła zostać zaliczona w kosztach działalności. W tym celu stosowane są różne praktyki, np. zapis papierowy lub arkusze Excel. Warto zaznaczyć, że najbardziej efektywną metodą ewidencjonowania środków trwałych, która jednocześnie pozwoli w pełni i w przejrzysty sposób kontrolować majątek firmy, jest dedykowany program do środków trwałych.

 

Program do ewidencji majątku to specjalistyczne narzędzie, które pozwoli przede wszystkim uniknąć błędów w rozliczeniach, a także przyspieszy pracę osobom odpowiedzialnym za ten obszar działalności. Profesjonalne oprogramowanie do ewidencji majątku firmy zapewni możliwość wykonywania wielu operacji na środkach trwałych dzięki temu, że przechowuje na ich temat odpowiednie dane, które można dowolnie selekcjonować. Z wykorzystaniem takiego narzędzia możemy z łatwością przeprowadzić amortyzację, czy także bez ryzyka błędów, dokonać rozliczenia majątku przedsiębiorstwa.

 

Jak wygląda program do ewidencji środków trwałych?

Profesjonalne oprogramowanie do środków trwałych jest przeznaczone do ewidencji oraz inwentaryzacji majątku i należy zaliczyć je do klasy systemów AMS, czyli z ang. Asset Management System. Aby system spełniał swoje zadanie i był naprawdę skuteczny, firmy muszą kontrolować wszystkie aspekty swoich aktywów biznesowych, a nie tylko wybrane obszary.

 

Systemy automatycznej identyfikacji zapewniają dokładne rejestrowanie posiadanych zasobów, ale warto zwrócić uwagę na to, że program do prowadzenia ewidencji środków trwałych ułatwia zarządzanie, ale nie zastępuje ludzkiej pracy. W pierwszej kolejności trzeba to oprogramowanie zasilić odpowiednimi danymi na temat posiadanego majątku. Najczęściej w tym celu wykonuje się import danych, np. z programu MS Excel lub systemów finansowo-księgowych klasy ERP. Jeśli przedsiębiorstwo nie posiada takich danych, to proces zapisu od podstaw sprawnie umożliwi system do środków trwałych. Wprowadzone informacje będą podstawą do wygenerowania odpowiednich arkuszy. Drugim etapem jest znakowanie środków trwałych i wyposażenia poprzez użycie etykiet z kodem kreskowym lub chipów RFID. Metoda znakowania majątku jest zależna od jego rodzaju, np. do oznakowania sprzętu IT można wykorzystać etykiety kruszące lub z tzw. coverem. Dla przemysłowego sprzętu na produkcji zastosujemy tabliczki ze stali nierdzewnej, które zapewnią trwałość i jednoznaczność. Swego rodzaju łącznikiem pomiędzy systemem informatycznym, a majątkiem trwałym firmy, są mobilne kolektory danych. Urządzenia te są wyposażone w skanery kodów kreskowych, a niektóre (dedykowane pod tą technologię) w czytniki chipów RFID. Jednakże, bez względu na to, jaką metodę znakowania wykorzystamy, zeskanowanie etykiety pozwoli w systemie przechowywać dane np. na temat dokładnej lokalizacji majątku oraz o osobie użytkującej/odpowiedzialnej za ten konkretny środek trwały.

 

Program do ewidencjonowania środków trwałych jest wyposażony w szereg modułów oraz nowoczesny system raportowania, które pozwalają efektywnie zarządzać majątkiem. Nasz system do ewidencji majątku firmy AMS OPTIest posiada m.in. rozbudowany słownik lokalizacji, pracowników, jednostek organizacyjnych, czy też grup własnych środków trwałych i grup rodzajowych wyposażenia. Rozbudowany moduł raportowania daje możliwość zyskania pełnej kontroli stanów oraz obrotów. Te wszystkie zaawansowane funkcje w systemie pozwalają zarządzać, ewidencjonować oraz inwentaryzować majątek trwały w sposób nowoczesny oraz co najważniejsze – bezbłędny. Takie dedykowane rozwiązanie IT jest dostępne w wersji webowej, ale także mobilnej. Aplikacja do ewidencji majątku firmy pozwala skanować środki trwałe przy użyciu smartfona.

 

Ewidencja środków trwałych program bezpłatny – czy warto?

W każdym większym przedsiębiorstwie jest prowadzona ewidencja środków trwałych-program bezpłatny nawet w najmniejszym stopniu nie jest w stanie zastąpić profesjonalnego rozwiązania. Podejmowanie ryzyka związanego z instalacją takich rozwiązań, może przysporzyć więcej problemów niż zysków, zwłaszcza że procesy ewidencyjne są prowadzone dla celów podatkowych i bilansowych, a nie prywatnych. Standardowe aplikacje typu program do ewidencji środków trwałych w szkole w wersji bezpłatnej, dają możliwość wpisu konkretnej liczby środków trwałych, na określoną liczbę dni. Po tzw. próbnym okresie testowym najczęściej jest wymagane pobranie pełnowymiarowego rozwiązania. Bezpłatne aplikacje nie dają możliwości jednoczesnej pracy wielu użytkowników przebywających np. w różnych lokalizacjach. Wszystko to uniemożliwia ewidencjonowanie wykonywanych operacji w sposób elastyczny, wygodny i nie zapewnia pełnej kontroli nad posiadanym majątkiem.

 

Jakie korzyści ma profesjonalny system do zarządzania majątku firmy?

Opanowanie wszystkich procesów w firmie związanych ze środkami trwałymi i wyposażeniem wymaga kompleksowego systemu informatycznego, który całościowo pozwoli sprawnie zarządzać całym obszarem. Przy dużej ilości składników majątku nie wystarczy moduł do środków trwałych, aby prawidłowo zapewnić obsługę zachodzących w firmie działań. Program do ewidencji majątku firmy oparty o nowoczesne systemy kodów kreskowych lub RFID, pozwoli na efektywne wykorzystanie posiadanego majątku.

 

W profesjonalnym, dedykowanym systemie informatycznym jest prowadzona pełna i dokładna ewidencja, amortyzacja i zarządzanie środkami trwałymi. Prosty program do ewidencji srodkow trwalych nie jest w stanie zapewnić takiej oszczędności czasu, czy też wyeliminować błędów pojawiających się przy spisie z natury. Zarządzanie majątkiem firmy to nie tylko ewidencja, ale również całe procesy zarządcze w organizacji. Kompletny system do zarządzania majątkiem firmy dostarcza bezbłędne informacje na temat stanu, historii oraz lokalizacji środków trwałych i wyposażenia. Takie narzędzie pozwala również przygotować i wygenerować dokumenty, które są zgodne z aktualnymi wymogami ustawowymi. Dzięki automatyzacji procesu inwentaryzacji można uzyskać nawet 65% wzrostu produktywności pracowników.