Niemal w każdej branży firmy i jej pracownicy są wyposażeni w sprzęt komputerowy, który wykorzystują do swojej codziennej pracy. W pracy biurowej najczęściej jest to sprzęt IT – komputery stacjonarne, laptopy, a także cały pozostały „osprzęt” – dodatkowe monitory, myszki, klawiatury itd. Ewidencjonowanie komputerów i innego rodzaju wyposażenia, należy do zadań księgowości lub administracji. W dużej mierze ewidencja nadal jest prowadzona w księgach inwentarzowych w formie papierowej bądź Excel. W ostatnich czasach jednak wykorzystuje się do tego celu nowoczesne, dedykowane oprogramowanie.

Program do ewidencji komputerów – dlaczego warto korzystać?

Najczęstszym powodem, dla którego firmy decydują się na profesjonalny system, jest przede wszystkim brak szybkiego dostępu do informacji o posiadanym majątku, sposobie jego wykorzystywania oraz stanie technicznym. Osoby zarządzające majątkiem nie posiadające odpowiedniego systemu IT mają problem z raportowaniem, sprawozdawczością, a proces inwentaryzacji jest często zbyt czasochłonny oraz narażony na ryzyko błędów.

Program do ewidencji komputerów przyda się tak samo mniejszym, jak i większym przedsiębiorstwom. Warto wybrać kompleksowe rozwiązanie do zarządzania majątkiem trwałym, aby uporządkować wiedzę i usprawnić zadania w całym obszarze związanym z ewidencją jak i inwentaryzacją. Profesjonalny program do ewidencji komputerów pozwala przechowywać szczegółowe dane, monitorować pobieranie komputerów przez pracowników, np. do pracy zdalnej. Dzięki takiemu systemowi zarządzający środkami trwałymi pracownicy wiedzą dokładnie, kto, gdzie i z jakiego sprzętu IT korzysta.

Program do ewidencji sprzętu komputerowego – co powinieneś wiedzieć?

W pierwszej kolejności powinieneś zadbać o to, aby sprzęt IT w firmie został odpowiednio oznakowany. Znakowanie komputerów lub innego typu urządzeń administracyjnych, powinno odbywać się np. poprzez użycie zadrukowanej etykiety kruszącej z kodem kreskowym, którą można dodatkowo zabezpieczyć tzw. coverem. Foliowa, polietylenowa biała etykieta przy próbie zerwania pęka i kruszy się na drobne kawałki, uniemożliwiając jej odklejenie. Taka etykieta jest też odporna na działanie wody, środków czyszczących, posiada bardzo dobrą przyczepność do wielu typów powierzchni.

W dalszej kolejności dane z etykiet można wprowadzić do systemu komputerowego, który służy celowi późniejszej ewidencji i zarządzaniu. Program do ewidencji sprzętu komputerowego pozwala prawidłowo zarządzać całym majątkiem biurowo-administracyjnym – dzięki niemu będziesz posiadał wiedzę, kto za niego odpowiada, czy jest na serwisie i kiedy z niego wróci, w ten sposób zyskujesz pełną wiedzę na temat posiadanego majątku. Tak prowadzona ewidencja umożliwi zautomatyzowanie procesów związanych z inwentaryzacją środków trwałych.